|
|
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
Развитие Бизнеса > Развиваете бизнес? > Организационный дизайн > Моделирование бизнеса и реинжиниринг бизнес процессов > Примеры бизнес процессов Прохождение приказа на предприятии
Приказ - это правовой акт (нормативный документ), издаваемый Руководителем предприятия для решения основных (производственных или связанных с персоналом) задач предприятия и документирующий распорядительную деятельность предприятия в целом. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам:
Приказы по основной (производственной) деятельности издаются на основании и во исполнение:
Технологическая карта прохождения Приказа по основной деятельности на предприятии представлена на рис. 1. Перечень реквизитов, которые должен содержать Приказ по основной деятельности, приведен в Приложении "Перечне реквизитов Приказа по основной деятельности". Порядок расположения реквизитов Приказа по основной деятельности на Общем бланке предприятия приведен в Приложении "Порядок расположения реквизитов Приказа по основной деятельности на Общем бланке предприятия". Пример оформления Приказа по основной деятельности представлен в Приложении "Пример оформления Приказа по основной деятельности". Курсивом в тексте выделены технологические операции, выполняемые на соответствующих стадиях прохождения Приказа по основной деятельности на предприятии (согласно Технологической карты прохождения Приказа по основной деятельности на предприятии, представленной на рис. 1).
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ПРИКАЗА На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
Подготовку и оформление проектов Приказов проводят должностные лица - Руководители подразделений (специалисты) по поручению Руководителя предприятия. При подготовке проекта Приказа осуществляется изучение вопроса и составление текста проекта Приказа. Текст Приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части излагают основания (факты, события, документы и др.) и дают мотивировку цели издания Приказа. Констатирующая часть Приказа опускается, если его распорядительная часть не нуждается в разъяснении (т.е. причина издания Приказа очевидна). Констатирующую часть Приказа отделяют от распорядительной разделительным словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается на отдельной строке от нулевого положения табулятора, прописными буквами с двоеточием, без разрядки и кавычек. В распорядительной части Приказа излагают "кому" (исполнителю или структурному подразделению - ответственные за выполнение), "что сделать" (указывают конкретную работу), "до какого числа" (сроки ее окончания). Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения может отсутствовать. Распорядительную часть текста Приказа, как правило, делят на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В последнем пункте указывают лицо или структурное подразделение, на которое возлагается контроль за исполнением Приказа в целом. В случае необходимости отдельным пунктом в конце Приказа перечисляются ранее изданные документы (Приказы, Решения и др.) или части их, которые данным Приказом отменяются, изменяются или дополняются. Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные) или вводимые в действие Приказом нормативные документы (Инструкции, Положения, Правила и др.), как правило оформляются в виде Приложения к Приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах Приказа. На первом листе Приложения в правом верхнем углу делается надпись: "Приложение к приказу Руководителя АО "ИМЯ ФИРМЫ" от 00.00.00 № 000". Страницы Приказа и Приложений нумеруются как единый документ. Оформление проекта Приказа заключается в проставление в строго определенных местах бланка или стандартного листа необходимого (определенного для данного типа документов) набора реквизитов (согласно ГОСТ 6.38-90 /в настоящий момент в РФ действует ГОСТ 6.30-97. Состав используемых в данной статье реквизитов документов при этом практически не меняется. Прим. РБ.Ру/). На данной стадии на проекте Приказа проставляются следующие реквизиты: [ 2] - эмблема организации; Примечание: Приказы по основной деятельности (первый лист) оформляют, как правило, на Общем бланке предприятия. На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
3. Согласование проекта Приказа Подписание проекта Приказа начинается с его согласования. Должностное лицо, готовящее проект Приказа, согласует его с:
Такое согласование оформляется в виде проставления реквизита "виза" в строго определенном месте Общего бланка или стандартного листа, на котором оформлен проект Приказа (далее "на Бланке Приказа"). Если при согласовании возникают замечания, то они указываются либо в самой визе (если замечание короткое), либо на отдельном листе с проставлением соответствующей пометки на Бланке Приказа ("Замечания прилагаются" рядом с визой). Визы собираются на последнем листе проекта Приказа. 4. Передача проекта Приказа в службу ДОУ После завершения согласования проект Приказа передается Должностным лицом, готовившим его, в службу ДОУ для подписания Руководителем предприятия (или его заместителем, имеющим соответствующие права - далее "его заместитель"). 5. Проверка правильности оформления проекта Приказа Перед передачей проекта Приказа на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) сотрудник службы ДОУ проверяет правильность его оформления в соответствии с действующими государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Неправильно оформленный проект Приказа возвращается Должностному лицу, готовившему его, на доработку. 6. Корректировка проекта Приказа В полученный от специалиста службы ДОУ для подписания проект Приказа Руководитель предприятия (его заместитель) может вносить изменения и дополнения. Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью проекта Приказа и не нарушают его юридической силы. 7. Проставление реквизита "Гриф ограничения доступа к документу" При наличии в проекте Приказа сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, на проекте Приказа Руководитель (его заместитель) проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". Приказ подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Бланке Приказа) Руководитель предприятия (или его заместитель, имеющий соответствующие права). Подписывается первый экземпляр Приказа (подлинник). Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок. На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Приказ перед передачей его Исполнителю для работы (исполнения) регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, их оперативного поиска, учета и контроля. Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная и смешанная (в данном материале не будем останавливаться на их подробной характеристике). Регистрация Приказа - это фиксация факта его создания путем проставления на нем реквизитов "индекс" и "дата" (на Бланке Приказа) с последующей записью необходимых сведений о Приказе в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Приказ регистрируется только один раз - в день его подписания. При передаче зарегистрированного Приказа из одного структурного подразделения предприятия в другое он повторно не регистрируется. Реквизит "дата" проставляется на Приказе после его подписания (специалистами службы ДОУ). Реквизит "индекс" Приказа, как правило, представляет собой арабские цифры без буквенных знаков, проставляемых в хронологическом порядке (простая порядковая нумерация) с начала календарного года. Данный реквизит проставляется на Приказе (на Бланке Приказа) специалистами соответствующих структурных подразделений (служба ДОУ, структурное подразделение, руководитель которого готовил проект Приказа), в зависимости от принятой на предприятии формы регистрации документов. На Приложениях к Приказу индексы не проставляются. Приказы по основной деятельности регистрируются в отдельных регистрационных формах (Журналы регистрации приказов по основной деятельности). Форма журнала регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется службой ДОУ предприятия по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации Приказов по основной деятельности". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:
При наличии в Приказе сведений, входящих в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия, Приказ регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются. 10. Проставление реквизита "Отметка о контроле" Регистрацию Приказа можно рассматривать как начальный этап контроля за его исполнением. После указания Руководителя (его заместителя) предприятия о постановке Приказа на контроль, специалист службы ДОУ проставляет реквизит "отметка о контроле" на левом поле Приказа напротив реквизита "заголовок к тексту" (реже - напротив контролируемых пунктов данного Приказа). Примечание: ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПРИКАЗА На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
Приказ, подписанный Руководителем (его заместителем) и зарегистрированный специалистами службы ДОУ, передают указанным в нем Исполнителям под расписку для проведения работ по его выполнению. Если в Приказе указано несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности исполнения Приказа допускается его размножение в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Приказа и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Приказа, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на должностное лицо, готовившее данный Приказ. 12. Заверение размноженных копий Приказа Размноженные копии Приказа заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Приказа специалист службы ДОУ проставляет на Бланке Приказа, на котором оформлена каждая копия Приказа, реквизит "отметка о заверении копии". 13. Рассылка Приказа (копий) исполнителям Все размноженные и заверенные экземпляры Приказа либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю. Экземпляры Приказа передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки (обычно на оборотной стороне последнего листа подлинника Приказа). В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Приказа. Обработка Приказов и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления после подписания в службу ДОУ. 14. Постановка Приказа на контроль Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Приказов. Ответственным за организацию контроля исполнения Приказа является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения Приказа. Контроль исполнения Приказа осуществляют специалисты службы ДОУ и должностное лицо, готовившее данный Приказ. Для постановки Приказа на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках). 15. Проверка своевременного получения Приказа (копий) исполнителями Если рассылку Приказа (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению записанных в нем поручений. Проведение конкретной работы Исполнителем во исполнение поручения (задания), записанного в Приказе. 17. Проверка и регулирование исполнения Приказа Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует ход исполнения Приказа. Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Приказа. Срок исполнения Приказа - это период времени, отведенный на исполнение Приказа, или календареая дата, к которой назначено исполнение. Сроки исполнения Приказа могут быть типовыми или индивидуальными. Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления. На рассмотрение и отчет о выполнении Приказов типовыми сроками исполнения отводится 10 дней, если срок исполнения в Приказе не указан. Индивидуальные сроки исполнения указываются автором Приказа в его тексте или устанавливаются Руководителем (его заместителем) предприятия. Типовые и индивидуальные сроки исчисляются в календарных днях с момента подписания (вступления в действие) Приказа. Если индивидуальный срок исполнения Приказа отличается от типового, то сроком исполнения считается индивидуальный срок. При необходимости выполнения пунктов Приказа в различные сроки, по каждому пункту устанавливается свой срок исполнения. Контроль хода исполнения Приказа производится ежедневно, если до установленного срока исполнения осталось от 1 до 5 дней, и дважды в течение срока - если до установленного срока исполнения осталось от 5 до 10 дней. 18. Доклад Руководителю предприятия о выполнении Приказа Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Приказа, достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Приказа в установленные сроки. 19. Согласование изменения сроков и порядка исполнения Приказа В необходимых случаях Руководитель (его заместитель) предприятия и Ответственный исполнитель согласуют изменение сроков и порядка исполнения Приказа. Основанием для этого является докладная записка Ответственного исполнителя с мотивировкой необходимости таких изменений. Решение об изменение сроков и порядка исполнения Приказа отражается в резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа должно быть оформлено не менее, чем за два дня до истечения срока исполнения Приказа. 20. Изменение сроков и порядка исполнения Приказа На основании резолюции Руководителя (его заместителя) предприятия специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Приказа путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках). 21. Завершение исполнения Приказа Приказ считается исполненным, если фактически проведены предусмотренные в нем мероприятия (выполнено конкретное задание, подготовлен письменный ответ и др.) или во его исполнение составлен другой документ. ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ПРИКАЗА В ДЕЛО На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:
22. Возврат исполненного Приказа в службу ДОУ Приказ, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел). 23. Запись об исполнении Приказа Результат исполнения Приказа представляют в письменном отчете или отмечают в краткой форме на самом Приказе (Ответственный исполнитель и/или специалисты службы ДОУ заполняют на Бланке Приказа поле "краткие сведения об исполнении" реквизита "отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Кроме этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). 24. Снятие исполненного Приказа с контроля и подшивка его в дело Приказ снимается с контроля после его исполнения. Если необходимость в исполнении Приказа отпала, то он снимается с контроля лицом, поставившим его на контроль. При этом специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Подшивка Приказа в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Приказов в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляет специалист службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия. На Бланке Приказа, подшиваемого в дело, специалисты службы ДОУ проставляют реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело" и делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
Перечень реквизитов Приказа по основной деятельности Приказ по основной деятельности должен содержать следующие реквизиты: [ 2] - эмблема организации; Примечания: Порядок расположения реквизитов Приказа по основной деятельности на общем бланке предприятия
ПРИКАЗ 2. То же при необходимости. ... N. То же при необходимости. { * Отметка о наличии приложения * } Внешний вид проекта Приказа по основной деятельности после завершения стадии Подготовки и оформления проекта Приказа
ПРИКАЗ 2. То же при необходимости. Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Подписания
ПРИКАЗ
{ * Фамилия исполнителя и телефон * } Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Регистрации
ПРИКАЗ
Место составления
{ * @ Констатирующая часть приказа @ * }
Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Исполнения и контроля
ПРИКАЗ
{ * Гриф согласования * } { * Отметка о переносе данных на машинный носитель * } Внешний вид Приказа по основной деятельности после завершения стадии Переноса в дело
ПРИКАЗ
{ * Отметка о переносе данных на машинный носитель * } Пример оформления Приказа по основной деятельности Акционерное общество
|
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
 |
|
 |
|
|
|
|
с 17.01.00 >> |
|||
|
|
|
|
