Порядок предоставления и методика расчетов отпусков

Мария Колганова.
Кафедра частного права Государственного Университета Управления,
зам. Декана Факультета дополнительного образования ГУУ.

Статья предоставлена компанией HRC/Кадровый Клуб

• Виды отпусков
• Порядок исчисления продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска
• Порядок предоставления отпусков
• Деление отпуска на части
• Минимальная неделимая часть отпуска
• Исчисление стажа работы, дающего право на отдых
• Очередность предоставления отпусков
• Дополнительные отпуска
• Стаж работы и выслуга лет
• Работники с ненормированным рабочим днем
• Совместительство
• Дежурства

Виды отпусков

Отпуска бывают основные и дополнительные. Всем работникам предоставляется ежегодный отпуск с сохранением места работы и среднего заработка продолжительностью не менее 24 рабочих дней в расчете на 6 дневную рабочую неделю.

Порядок исчисления продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска

Порядок исчисления продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска определяется законодательством. Нужно понимать, что самостоятельно работодатель ничего вычислять не имеет права. Существуют правила об очередных и дополнительных отпусках от 30 апреля 1930 года. В полном объеме этот документ уже не так хорошо воспринимается. Многое изменилось, кроме самой методики расчетов. Раскроем принцип проведения расчетов. У нас с вами 40-часовая рабочая неделя, независимо от того, 5-ти или 6-дневная. Следовательно, нам известен баланс рабочего времени за месяц, за квартал, за год. Отпуска предоставляются за отработанное время, таким образом, менять при пятидневке правила расчета отпусков не имеет смысла. Дело в данном случае не столько в оплате, сколько в том, что необходимо предоставить сотруднику возможность отдохнуть за отработанное время. Баланс рабочего времени по году и у пяти -, и у шестидневки, одинаковый. Исходя из этой главной посылки, строится вся последующая схема. Начинаем считать субботы. Основной отпуск может быть минимальным и удлиненным. Минимальный – это 24 дня, а удлиненный – сколько угодно. Удлиненный отпуск не рассчитывается как 24 дня плюс еще какие-то дни. Рассчитывается сразу весь массив. Например, отпуска для несовершеннолетних — 31 день. Если перевести в рабочий дни, получится 28, поскольку календарные дни считаются с выходными и праздничными днями, то есть если отпуск попадает на праздничные дни, он просто продлевается на это время. Невыгодно брать отпуска в календарных днях, потому что тогда праздничные дни поглощаются, и отпуск не увеличивается. Если речь идет о преподавателях, научных сотрудниках, то 48, 36 рабочих дней — это та база, меньше которой не может быть по закону.

Порядок предоставления отпусков

Следующая большая проблема – это порядок предоставления отпусков. Отпуска за первый год работы предоставляются работникам по истечении 11 месяцев непрерывной работы на данном предприятии. До истечения 11 месяцев по просьбе работника отпуск предоставляется: женщинам, перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, работникам моложе 18 лет, военнослужащим, уволенным в запас и направленным на работу в порядке профнабора, по истечении трех месяцев в других случаях, предусмотренных законодательством — работникам, переведенным из одного предприятия на другое, то есть уволенным в порядке перевода по согласованию между руководителями. Если до перевода работник не проработал 11 месяцев на одном предприятии, то отпуск ему может быть предоставлен по истечении 11 месяцев за суммарный срок работы до и после перевода. По общему правилу, при приеме на работу после увольнения по собственному желанию, первый отпуск предоставляется через 11 месяцев. Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления отпусков. Очередность предоставления отпусков в соответствии с типовыми правилами внутреннего распорядка разрабатывается 5 января каждого года. Графики отпусков 5 января должны быть уже составлены. Уже готовые графики подписываются сотрудниками после того, как они заверены руководством. За 15 дней до отпуска необходимо предупредить сотрудника о том, что у него начинается отпуск.

Деление отпуска на части

Еще одна проблема — деление отпуска на части. Работник приходит к работодателю и просит дать ему за счет отпуска 3 дня. Отпуск предоставляется ежегодно в установленные сроки, причем он должен быть официальным. Ежегодный отпуск должен быть перенесен или продлен при временной нетрудоспособности работника, при выполнении государственных или общественных обязанностей, в других случаях, предусмотренных законодательством. В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы предприятия, допускается, с согласия работника, и по согласованию с соответствующим выборным процедурным органом, если такой имеется, перенесение отпуска на следующий рабочий год. Но при этом отпуск за каждый рабочий год, продолжительностью не менее 6 рабочих дней, должен быть использован не позже, чем в течение одного года после наступления права на отпуск. Оставшаяся часть неиспользованного отпуска может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Запрещается непредставление ежегодного отпуска в течение двух лет подряд, а также непредставление отпуска работникам, моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными условиями труда. Эти отпуска суммировать за 2 года нельзя.

Таким образом, фраза о 6 днях говорит о неделимости. Хотя бы 1 часть отпуска не может быть меньше 6 дней. Вы также вы можете предложить отпуск без сохранения зарплаты.

С такими короткими отпусками есть еще одна тонкость. Если работник просит предоставить ему три дня в счет отпуска, и отпуск заканчивается в четверг, и в пятницу он должен выйти на работу. Если первый рабочий день после отпуска попадает на последний день рабочей недели, то этот день считается без оплаты, и работник может выйти в первый рабочий день следующей рабочей недели, при этом тот последний день рабочей недели не оплачивается. Эта информация содержится в последнем комментарии 1989 года. Этот комментарий довольно долго считался официальным, потому что другого комментария не было вообще. Этот блок информации во всех комментариях после 92 года выпал. Но в том комментарии эта информация содержится. Она базируется, в основном, на подзаконных актах и постановлений пленума Верховного суда. Этот момент обязательно нужно проводить приказом, поскольку в противном случае сотруднику будет объявлен прогул.

Минимальная неделимая часть отпуска

Минимальная неделимая часть отпуска должна составлять 6 дней. При этом при определенных обстоятельствах неделимая минимальная часть должна быть не менее 2 недель. Это предписано отдельными нормативными актами. Например, законом о государственной службе, постановлением по работникам сланцевой, горнодобывающей промышленности. Предполагается, что при таких серьезных нагрузках восстановление организма проходит не быстрее, чем за 2 недели вне производственного процесса. Дальше можно дробить отпуск. Например, работник просит разделить ему отпуск на 3 части. Отпуск составляет 30 дней. Соответственно, по 10 дней. Работодатель отказывает. Настаивает на том, чтобы поделить его пополам. Имеет ли право работник настаивать на своем? Понятие "по соглашению сторон" предполагает наличие такого согласия. Если не договорились, значит, не договорились. Причем ни одна из сторон не имеет права навязать условия, интересные для себя.

Исчисление стажа работы, дающего право на отдых

Стаж работы — это фактически отработанное время. Это также время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы, должность и заработная плата (полностью или частично), в том числе время вынужденного оплаченного прогула при неправильном увольнении или при переводе на другую работу и последующем восстановлении на работе; это время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы, должность, и он получал пособие по социальному государственному страхованию (за исключением частично оплачиваемого отпуска по уходу за ребенком до достижения полутора лет); это и другие периоды времени, предусмотренные законодательством: время выполнения государственных обязанностей, время по уходу по беременности и родам, периоды временной нетрудоспособности.

Приведу один пример из реальной практики:

Работник судился 3 года по поводу незаконных увольнений. Каждый раз его восстанавливали, тут же предупреждали о следующем увольнении по сокращению штатов, через 2 месяца они его увольняли, он месяц лежал на диване, в последний день шел в суд, подавал заявление, начиналось разбирательство, которое шло не меньше года, выносилось решение в его пользу. Ему выплачивали заработную плату, восстанавливали на работе, предупреждали о предстоящем увольнении и т.д. — и так три года подряд. После этого он потребовал отпуск за 3 года, сославшись на 72 статью, в которой указано, что вынужденные прогулы тоже дают право на отпуск. По закону можно получить отпуск не больше, чем за 2 года. Но рассчитан он был бы за 3. В свое время пришлось объяснить юристам его компании, что им проще предоставить ему этот отпуск, потому что решение суда будет в его пользу, только после решения суда им придется оплатить ему за 3 года. Так как существует двухлетний ограничитель, у бухгалтерии нет оснований оплачивать отпуск за 3 года. Если же работник обращается в суд и просит о процессе гражданского судопроизводства по гражданскому, а не по трудовому, иску, ему оплачивают 3 года. Сейчас многие бухгалтера, у которых есть возможность оплатить – есть средства – просят только принести им судебное решение как основание. Человек, о котором я рассказала, пошел в суд, и ему все предоставили и оплатили.

Если работник не брал отпуск не по своей воле, ему все возмещается. Если же он сам отказывался от отпусков, то есть он давал свое согласие, он теряет этот третий год. Если же он был обманут, то все подлежит оплате. Раньше максимальный срок оплаты составлял 1 год — то есть сколько бы ты ни судился, оплачен будет только последний год. В конечном итоге это было признано неконституционным.

Очередность предоставления отпусков

Очередность предоставления отпусков устанавливается администрацией по согласованию с соответствующим выборным профсоюзным органом. Отпуска могут предоставляться в любое время в течение всего года, но без нарушения нормального хода работы предприятия. Если есть профсоюз, этот вопрос обязательно должен быть согласован. Если нет — администрация утверждает графики, с которыми работники должны быть ознакомлены и под которыми должны поставить свою подпись. Все основные процедуры в отношении персонала делаются на основании приказа. Приказ о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о предоставлении всех отпусков. Форма Т-2 делается только на основании приказа, в ней есть период работы, сроки предоставления отпуска, количество дней основных и дополнительных, дата издания приказа.

Дополнительные отпуска

В соответствии с 68 статьей КЗОТ ежегодные дополнительные отпуска предоставляются:

Работникам, занятым на работе с вредными условиями труда. Размер этих отпусков от 6 до 36 рабочих дней. В1974 г. утвержден "Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда" — список производств, работа в которых предоставляет право на сокращенный рабочий день и дополнительные отпуска.

(Утверждено Госкомтруда и ВЦСПС 25.10.74, вышло отдельным изданием в 1977 г.)

Стаж работы и выслуга лет

Существует два разных понятия: стаж работы и выслуга лет. Стаж работы важен, когда мы предоставляем льготу за продолжительную деятельность на предприятии при условии, что это предусмотрено или отраслевыми документами, или коллективным договором. На предприятии принимается решение на уровне кодоговорного процесса. По результату этого процесса, например, принимается решение, что всем, отработавшим на предприятии более 3 лет, за непрерывный стаж предоставляется к основному отпуску 3 дня. Как правило, 3 дня за каждые три года. Например, в лесной промышленности, в первый год им дают основной и дополнительный отпуск, второй год то же самое, а на третий год — основной, дополнительный и еще 1 отпуск в размере основного. Дальше на четвертый и пятый год — основной и дополнительный, а на шестой — основной, дополнительный и еще 1 в размере основного. То есть, каждые три года они получают лишний отпуск, потому что это предусмотрено отраслевыми документами и тарифами. Эти нормы нельзя игнорировать. Каждый знает, в какой отрасли он работает. Внутри государственной системы есть представление о том, что это — торговля, пищевое производство, строительство и т.д. Поэтому нужно внимательно посмотреть, есть ли в вашей отрасли какие-то нормативы по этому поводу. Если они есть, значит независимо от организационно-правовой формы и независимо от формы собственности или участия иностранного капитала, мы должны пользоваться этими нормативами.

Работники с ненормированным рабочим днем

За исключением пункта 3 статьи 68, в Кодексе законов о труде нет никакой информации о нормированности и ненормированности рабочего дня. Почему за режим ненормированного рабочего дня, необходимо предоставлять дополнительные отпуска?

Рабочее время, как известно, может быть двух видов — нормированное или ненормированное. Нормированное время, как правило, устанавливается там и тогда, где и когда нам нужно посчитать стоимость труда, выпущенного за единицу времени, определенного количества и определенного качества. То есть там, где учет продукции обязательно связан с единицей времени. От нормы времени напрямую зависит заработная плата. Если же мы рассматриваем производство, мы видим, что не все в производстве связаны с этим так жестко, как непосредственно те люди, которые выпускают продукцию. Как быть с ними? Если представить себе, что мастер работает с бригадами, несколькими или одной, он организовывает их производственную деятельность, бригада остается на сверхурочные работы (сверхурочные работы возникают там и тогда, где и когда есть нормированный рабочий день). В 6 часов вечера после сигнала об окончании рабочего времени мы закрываем производственный процесс, прибегает мастер с приказом о начале сверхурочных, включает станок, и оплата начинает идти первые два часа в полуторном, далее в двойном размере. И это общее правило для тех, кто начинает работать сверх установленного лимита рабочего времени. Таким образом, переработка в нормированном режиме оплачивается в повышенном размере.

При этом еще необходимо различать ночное и вечернее время. Ночным временем считается время с 10 до 6. Этот период в соответствии с существующими нормативами оплачивается дополнительно в размере 40% от дневной смены, при этом в отдельных отраслях установлены другие нормативы в соответствии с внутренними отраслевыми нормами, тарифными соглашениями, руководящими документами. Например, в полиграфии ночные работы оплачиваются дополнительно в размере 50%, в трикотажной промышленности — 75%, на скорой помощи — 100%. Вечерняя смена — это время, непосредственно предшествующая ночной. Вечерняя смена оплачивается в размере 50% от ночной.

Часть персонала может работать по ненормированному графику. Что это значит? Мы предполагаем, что организация производственного процесса не всегда укладывается в рамки с 9 до 6 часов. Если бы все работали в режиме нормированного трудового дня, нам бы нужно было мастеру платить столько же, сколько и рабочему. А если у него 3 бригады, если одна бригада работает вечером сегодня, вторая завтра, третья послезавтра, они чередуются, соблюдая установленные нормы – 4 часа в течение 2 дней, не более, а он у нас работает каждый день – он зарабатывает больше всех. Справедливо ли это? Может возникнуть вопрос не о том, сколько этот мастер работает, а почему он имеет возможность больше всех получать. Учитывая зачастую присутствующую хаотичность процесса управления и производства, мы можем столкнуться с необходимостью регулярной оплаты управленца среднего и высшего звена в рамках больших сумм денег. Чтобы уйти от этой необходимости, был найден выход — ненормированный рабочий день для этой категории работников. Они могут работать больше, но у них переработка не будет компенсироваться деньгами, а только отпусками. Таким образом, суть этого отпуска в том, что если переработка имеет место, значит, должен быть предоставлен отпуск — от 6 до 12 рабочих дней. Эту цифру можно найти в правилах 1930 года.

В списках, устанавливаемых коллективным договором или разработанным приложением о персонале, фиксируются категории работников, которые находятся на нормированном и на ненормированном рабочем графике.

Существующая общая норма — 4 часа (половина от недельной нормы). Переработка не должна быть больше 20 часов в неделю. Значит, дополнительный отпуск должен составлять 12 дней. Таким образом, если люди привлекаются к работе, и переработка составляет не более 20 часов, то можно компенсировать это отпуском в 12 дней.

Важно, чтобы этот вопрос был отрегулирован в контракте. Раньше существовали коллективные договоры, которые регулировали эти проблемы внутри единообразно. Человек приходил и попадал в уже существующие условия. Если в организации есть положение о персонале, в какой-то мере компенсирующее отсутствие коллективного договора, то этот порядок установлен там и там может быть определена категория, которая находится на ненормированном рабочем дня. Если нет такого нормативного акта, то, заключая договор, можно прописать режим рабочего времени — нормированный или ненормированный. Если режим рабочего времени нормированный, значит, вся переработка пойдет под оплату. Если ненормированный, то всю переработку необходимо компенсировать этими днями отпуска. Если человек перерабатывает меньше, можно дать ему меньше дней. Но если не существует внутреннего нормативного акта, регулирующего такой порядок, очень трудно объяснить людям, как и почему все происходит: почему одному предоставляют 6, а другому 8 или12 дней дополнительных дней. Поэтому кадровая служба должна координировать это с теми, кто в организации занимается мотивацией и оплатой труда персонала.

Совместительство

Совместительство может быть внутренним и внешним. Внешне человек может работать у вас на одной работе, а за пределами – на любой другой. Или он работает у вас же, но за пределами рабочего времени – по другой профессии, специальности, должности, которая есть у вас в штатном расписании.

Приведу пример ряда американских компаний. В них очень жестко поставлены все акценты. В 6 часов закрывается офис. Если сотрудник не успел выполнить свою работу в течение рабочего дня, он должен письменно объяснить, почему это произошло. Таким образом, работник начинает выполнять свои задачи в рамках рабочего времени. В таком случае организация не сталкивается с необходимостью платить в повышенном размере или предоставлять дополнительные отпуска.

Дежурства

Дежурства компенсируются другими днями отпуска. Право на дежурство возникает в редких случаях, когда это связано с организацией безопасных условий для производственного процесса в периоды длительных праздников – когда производство стоит, но нужно следить за пожарными и прочими безопасностями. Они не работают, а просто следят за сохранностью. Здесь устанавливается график дежурств, и им за это в ближайшие 10 дней должен быть предоставлен другой день отдыха.

Лучше не привлекать сотрудников к дополнительной работе, а наоборот ограничивать их в этом. При этом у нас есть зарплата и премиальные. Зарплата — это фиксированная часть, а вот премиальные можно варьировать как угодно: или вообще не платить, если он что-то нарушил, или наоборот дать много, если человек выполнил все, что нужно. Таким образом, если он укладывается в рамки рабочего дня и выполняет всю производственную функцию в полном объеме, мы можем дать ему большую премию. Тогда возникает возможность давать ему отгулы. Возникает вопрос, он переработал 3 часа, отгул все равно – целый день? Если вы прописываете ему ненормированный рабочий день, значит, автоматически вы ему должны предоставлять дополнительные отпуска.

К НАЧАЛУ